Нетворкинг от а до я: как и зачем заводить полезные знакомства

Задачи вступления в контакт

Давайте разберем какие задачи преследуются на этапе установления контакта. В продажах есть принцип «все любят покупать, но никто не любит, когда им продают». Действительно у клиентов на подсознательном уровне продавец ассоциируется с лицом, заинтересованным ему продать, то что выгодно ему, а не клиенту. Поэтому многие покупатели хотят разобраться и принять решение, самостоятельно не прибегая к помощи, лиц, которые могут посоветовать не то. Это первый барьер, который необходимо преодолеть продавцу. Очень часто продавец слышит фразу на подобии «мне ничего не надо» или «не надо я сам» и т.п. Поэтому задачи при установлении контакта стоят следующие:

привлечь внимание (вступить в диалог) – это просто речевая фишка, с которой вы налаживаете контакт;
представиться, дать клиенту понять кто ты и зачем ты устанавливаешь диалог с клиентом;
заинтересовать, придать значимость общения с продавцом, создать информационный повод для общения;
Задать вопрос;

По мимо вышеописанных пунктов перед продавцом стоит сверх задача – понравиться клиенту. Достигнув этих целей вам будет намного проще идти по следующим этапам продаж и успешно завершить сделку.

Приложения для просмотра контактов

Прежде чем скачать подобные приложения, подумайте семь раз. Есть большая вероятность, что вы поразвлекаетесь и найдете забавные записи своего номера у друзей, но вы сольете в общую базу и свои контакты, которые также будут доступны всем. На форумах в Интернете можно найти много грустных историй, как после такой проверки разрушались семьи и крепкие дружеские связи.

GetContact

Это приложение одно из самых популярных среди пользователей, особенно после яркой рекламы на ТВ. Его основная функция — это определитель спама и других нежелательных звонков. Но среди функций есть и вариант для развлечения — посмотреть как твой номер записан в справочнике у других, а также тех, кто интересовался вашим номером за последнее время. Правда такие возможности доступны только по платной подписке.

Но даже за деньги вы не сможете получить информацию о любом номере. База номеров пополняется за счет зарегистрированных пользователей, и если тот номер, который вы хотите проверить, не проходил по базе данных, то и сведений о нем вы не узнаете.

Большое преимущество приложения — это то, что оно доступно и в Google Play, и в App Store.

Это приложение позиционирует себя как определитель номеров. При регистрации оно просит у пользователя доступ к контактам в телефоне. Так информация о том, как вы записаны в других телефонных книжках, попадает в общую базу. Поэтому стопроцентного ответа оно вам не сможет дать, однако может быть хорошей альтернативой GetContact.

Аналогичный инструмент, для того чтобы узнать, как записан номер у других абонентов. По отзывам пользователей — приложение хоть и не самое популярное, но более удобное по сравнению с конкурентами, также радует ненавязчивая реклама.

Большой плюс — отзывчивая служба поддержки.

Как написать пост знакомство в инстаграм

Вариант для ленивых или тех, кто предпочитает экономить время — готовые шаблоны для знакомства в инстаграмме. Просто подставьте в формулы личные данные и можете публиковать первый пост в ленту инстаграма.

1. Я + качества + образование + хобби+ …

Напишите о себе в формате анкеты. Такой способ не предусматривает проявление эмоций в тексте, только сухие факты о Вас. Представьте, что заполняете резюме при приеме на работу и продумайте, как описать пункты: о себе, характер/личные качества, образование, семья, увлечения.

В конце не забудьте добавить открытый вопрос для подписчиков с просьбой рассказать о себе.

2. Вступление + история + заключение

Или же «сторителлинг». Оформите приветственный пост в инстаграм в виде рассказа с продающим вступлением, завязкой, кульминацией и заключением — призывом к действию

По возможности делите текст на 2-3 смысловые части, это поможет удержать внимание пользователей в течение нескольких публикаций

3. Кто я + о чем пишу + для кого пишу

Проведите виртуальную экскурсию по Вашей странице. Укажите, для кого написали пост (например, для новых подписчиков или конкретной категории ЦА), расскажите, чем занимаетесь и какой контент публикуете в ленте и историях.

4. Кто я + чем полезен

Охарактеризуйте себя в 1-2 предложениях, затем покажите, чем Вы полезны аудитории, какую проблему поможете решить пользователям с помощью блога. В конце добавьте призыв перейти в сторис/пост/директ для получения полезной информации.

5. Факт + история + следствие

Начните пост с интересного факта, раскрывающего какую-либо черту Вашего характера или навык. Далее приведите историю или воспоминание из детства, которое породило в Вас эту черту/навык. В заключении расскажите, как что-то из этого помогает Вам в настоящей жизни или ведении бизнеса.

6. Ссылка + описание

Формула для Вас, если ведете несколько аккаунтов в Instagram. Разместите в одном посте активные ссылки на все Ваши страницы с кратким описанием каждой из них.

7. Хобби = бизнес

Следующий шаблон для тех, кто превратил любимое увлечение в успешный бизнес. Сначала задайте вовлекающий вопрос аудитории про хобби, потом расскажите о своем увлечении, а далее поделитесь, как Ваше хобби переросло в блог или бизнес.

8. Я онлайн + я оффлайн

Если Ваш бизнес функционирует не только в интернете, расскажите об услугах или ассортименте товаров в офлайн-точках, дайте фактический адрес расположения магазина/офиса, а в конце пригласите людей посетить заведение. Не забудьте разместить актуальный график работы.

9. Было/стало

Эту формулу можно назвать одной из самых продающих

Сначала разместите призыв прочитать пост — это привлечет внимание читателей. Далее покажите результат в формате было/стало — расскажите о достижениях за какой-то период

И закончите публикацию тоже призывом, но уже воспользоваться Вашими услугами/товарами, чтобы достигнуть таких же результатов.

10. Мини-версия

Если времени продумывать длинные увлекательные истории у Вас нет, тезисно ответьте на 3 простых вопроса о себе: Ваше имя, чем Вы занимаетесь, в чем Ваше конкурентное преимущество.

Лайфхак. Не успеваете отвечать в директ и теряете потенциальных клиентов? Данную проблему можно решить с помощью Boss.direct. Чат-бот автоматически ответит клиентам и предложит подходящий товар или услугу. Для этого Вам нужно настроить личный кабинет и создать варианты ответа для диалога с пользователем. Кликайте и тестируйте -> boss.direct

Как отправлять сообщения и создавать альбомы «Актуальное»

Как уже упоминалось ранее, в приложении для анонимных вопросов можно общаться с другими юзерами. Мы уже знаем, как работает F3 app в Инстаграм, но как сделать так, чтобы можно было отправлять сообщения? Есть два способа – пересылка прямых или личных уведомлений.

Чтобы отправить прямое сообщение, нажимаем на ту же иконку, которая отвечает за ответы в F3-Cool. Пользовательское меню в этой ситуации похоже на сториз в инсте, поскольку здесь аналогичное поле для ввода текста, и стикеры. Чтобы начать переписку, похожую на общение в директе, кликаем на иконку «Диалог» в правом верхнем углу. Далее ищем юзера, с которым хотим общаться, и нажимаем на его никнейм для начала беседы.

Как и в инсте, в F3-Cool есть функция создания альбомов с избранными историями. Процесс ничем не отличается от фотохостинга: заходим в свой аккаунт, выбираем «Добавить» в разделе «Highlights». После этого выбираем материалы, которые хотим сгруппировать в один альбом.

Классификация и функции программного обеспечения

Основные программы, которые разрабатываются для вычислительных машин, можно условно разделить на 3 основные категории в зависимости от того, какие пользователи имеют к ним доступ. Существует ПО, которое разрабатывается специалистами на заказ, ПО для крупных организаций, корпораций и конгломератов и ПО, предназначенное для массового потребления.

Все эти виды программного обеспечения имеют свои отличительные особенности. Например, на заказ пишутся специальные программы, направленные на выполнение конкретных специфических задач, в основном они имеют такие функции или набор функций, которых нет в стандартном ПО.

Крупные корпорации используют программное обеспечение вычислительной техники, которое настроено на мультифункциональность. Все отделы и производственные цеха могут при помощи специальных программ слаженно и бесперебойно выполнять свои задачи.

Массовые потребители пользуются стандартным ПО, которое выполняет определенные задачи. Это может быть обработка простых данных и работа по шаблону с информационными потоками.

Список программного обеспечения можно продолжить, в основном программы отличаются между собой функциями и задачами.

Существует такая наиболее распространенная классификация:

• Системное программное обеспечение (управляет компонентами компьютерной системы, по сути это программы, отвечающие за работу программ);
• Утилиты (входят в состав программного обеспечения или распространяются отдельно, выполняют специализированные типовые задачи с оборудованием и ПО);
• Прикладное ПО (предназначено для выполнения определенных задач пользователя и направлено на взаимодействие с ним);
• Инструментальное ПО (используется для разработки программ и их сопровождения).

Заинтересовать клиента

Вы должны заинтересовать человека, он должен захотеть получить у вас консультацию. Если этого не произошло после приветствия и представления, вы должны сделать переход от знакомства к непосредственно товару. В первых фразах можно не говорить про товар, то сейчас нужно в любом случае начать, так как впереди следующий этап — выявление потребностей клиента.

Для того чтобы вызвать интерес у клиента есть различные способы. Можно рассказать про акцию, можно сказать что у вас уникальный товар и у него нет аналогов. Можно сходу предложить клиенту экономить. Вы должны знать сильные стороны своего продукта и должны чётко понимать, что вы можете предложить. К примеру, вы продаёте очень дорогие ножи, которые не требуют заточки. Можно спросить у клиента – а вы знаете сколько человек тратит времени на заточку ножей? И если для клиента это интересная тема для разговора, он заинтересуется, если нет, то нет.

Полезные материалы по теме

Если вы желаете узнать больше про распаковку личности и бизнеса, рекомендую почитать книгу Анны Осиповой Что такое распаковка личности и как ее использовать в Инстаграм. Она будет полезна начинающим и опытным блогерам, предпринимателям, коучам, SMM-менеджерам независимо от интернет-площадки.

А вот несколько продуктов с поддержкой кураторов и специалистов:

• Онлайн-курс по распаковке личности от Irs.academy – это полноценный курс от известной онлайн-платформы с обучающими вебинарами, домашними заданиями, сопровождением кураторов и сертификатом. Всего в программе 14 уроков, которые рассчитаны на 6 недель обучения. Курс будет полезен не только тем, кто желает распаковать себя, но и тем, кто хочет стать специалистом в этом деле и продвигать экспертов за деньги.
• Программа Екатерины Кравц по распаковке личности 2.0 – это двухмесячная программа наставничества для тех, кто желает раскрыть свою уникальность и построить успешный инфобизнес. Программа состоит из двух частей: будет раскрыта психология и особенности бизнеса. Она подойдет блогерам, экспертам и всем, кто желает найти себя. В зависимости от тарифа стоимость варьируется от 35 900 до 64 900 рублей.
• Распаковка личности от Юлии Балакиной. Юлия – ментор и продюсер, который оказывает консультационные услуги для новичков, экспертов и предпринимателей. На двухчасовой онлайн-сессии вы узнаете, как подавать себя, как монетизировать уникальность, как совмещать блог и личную жизнь, как выстраивать общение с аудиторией и многое другое. В зависимости от тарифа стоимость менторства составляет от 15 000 до 30 000 рублей.
• Распаковка экспертности и личности по авторской методике Анны Абрамовских – это индивидуальная программа по распаковке от эксперта в теме продвижения личного бренда и бизнеса для всех, кто желает перевести свою работу из офлайна в онлайн, продавать услуги в сети, иметь твердую экспертность и пробить финансовый потолок. На выбор есть два тарифа за 29 990 и 99 990 рублей.

Еще советую пройти курсы по развитию личного бренда. На блоге мы собрали для вас лучшие предложения.

Упражнения для развития ментальных способностей

Прежде, чем начать развивать у себя способности к ментальной связи, следует спросить: «Нужно ли мне это?» и «Зачем это мне нужно?».

Эти вопросы необходимо задать себе для осознания ответственности за свои действия. Ведь, если ментальная связь возникает естественно, это – одно, а, если человек хочет сформировать ее сам, то это – совсем другое. Потому что таким образом человек может переступить границу дозволенного и своевольно вторгнуться в биополе другого человека, что наказуемо с кармической точки зрения.

Если же человек хочет просто развить свои ментальные способности, то для этого есть простые упражнения, которые рекомендуется выполнять регулярно.

Прием и передача:

• попросить кого-нибудь из близких стать помощником;
• завязать себе глаза и начать беспорядочно ходить по комнате, постоянно что-то говоря вслух;
• помощник должен находиться в этой же комнате, но ходить бесшумно;
• через какое-то время сказать «стоп», при этом оба должны остановиться;
• задачей тренируемого является почувствовать энергии помощника и показать рукой, где тот стоит;
• задача помощника – не шевелиться и не издавать шума;
• после этого, помощник выходит из комнаты;
• тренируемый должен сравнить разницу ощущений при присутствии помощника и при его отсутствии.

Визуализация звонка:

• сесть, закрыть глаза и расслабиться;
• мысленно представить белый экран, на котором нужно визуализировать образ близкого человека;
• мысленно попросить его позвонить в ближайшее время;
• максимально сконцентрироваться на своем желании и визуализировать в мельчайших подробностях детали его действия.

Еще раз хочу напомнить, что манипулировать людьми нельзя! Хотя последнее упражнение, казалось бы, предлагает безобидное действие, все-таки думается, что никто (и Вы тоже) бы не захотел, чтобы им манипулировали.

Качество программного обеспечения

Качество программного обеспечения играет важную роль, особенно в коммерческом и системном программном обеспечении, таком как Microsoft Office, Microsoft Windows и Linux. Если программа неисправна (глючит или имеет баги), она может удалить наработки пользователя, привести к неисправности компьютера и сделать другие неожиданные вещи. Недостатки и ошибки, называемые «багами», часто обнаруживаются во время альфа и бета-тестирования. Программное обеспечение также часто бывает подвержено тому, что известно под названием устаревание программного обеспечения, постепенное ухудшение производительности в результате сочетания допущенных ошибок.

Немало ошибок обнаруживается и устраняется (отлаживается) с помощью тестирования программного обеспечения. Однако тестирование программного обеспечения редко, а точнее, никогда не устраняет все ошибки. Некоторые программисты говорят, что «В каждой программе есть по крайней мере одна ошибка» (Закон Любарского). В каскадном методе разработки программного обеспечения, как правило, привлекаются отдельные команды тестировщиков, но в более современных методах, под обобщенным названием методы гибкой разработки программного обеспечения, разработчики регулярно предоставляют возможность протестировать демонстрационные версии программного обеспечения самим пользователям / клиентам, чтобы получать сведения о недоработках ПО через обратную связь. Программное обеспечение может быть протестировано с помощью модульного тестирования, регрессионного тестирования и других методов, которые выполняются вручную или чаще всего автоматически, так как объем тестируемого кода может быть довольно большим. Например, NASA применяет весьма тщательные процедуры тестирования программного обеспечения для многих операционных систем и систем связи. Многие операции NASA взаимодействуют и идентифицируют друг друга с помощью командных программ. Это позволяет многим сотрудникам NASA комплексно проверять и оценивать функциональные системы. Программы, содержащие командное программное обеспечение, позволяют облегчать совместную работу аппаратного обеспечения и системных операций.

Лицензия на программное обеспечение 

Лицензия на программное обеспечение дает пользователю право использовать программное обеспечение на указанном в лицензии оборудовании, а в случае свободной лицензии на программное обеспечение предоставляет также другие права, такие как право свободно делать копии данного ПО.

Проприетарное программное обеспечение можно разделить на два типа:

Бесплатные программы, сюда относится категория «бесплатная пробная версия» программного обеспечения или «freemium» версия (в прошлом термин «условно-бесплатное ПО» часто использовался для бесплатных пробных и «freemium» версий программного обеспечения). Как следует из названия, бесплатное программное обеспечение может быть использовано бесплатно, хотя в случае бесплатных пробных или «freemium» версий программного обеспечения, это иногда справедливо только в течение ограниченного периода времени или для версий с ограниченной функциональностью.

Программное обеспечение, предоставляемое за отдельную плату, часто ошибочно называют «коммерческим программным обеспечением», которое может быть использовано на законных основаниях только при покупке лицензии.

С другой стороны, программное обеспечение с открытым исходным кодом поставляется с лицензией на бесплатное программное обеспечение, предоставляя получателю права на изменение и распространение такого ПО.

Приложение WhatsApp Business

Это отдельное бесплатное приложение для Android и iOS. Ватсап Бизнес для айфона появился недавно.

.

Его могут скачать небольшие и средние компании, а также самозанятые. У приложения есть десктопная версия WhatsApp Web.

По сравнению с обычным аккаунтом, у WhatsApp Business больше возможностей для ведения бизнеса. Каких?

Оформление качественного профиля

Компания может указать:

• название;
• краткое описание;
• сайт;
• адрес;
• время работы.

После модерации около названия появится значок (серый с галочкой или зеленый – как повезет). Как уже говорилось, он будет служить триггером для клиентов о том, что компании можно доверять. 

Создание быстрых ответов

Можно сохранять сообщения и использовать их для ответов на однотипные вопросы. Это заметно сэкономит время менеджеров.

Возможность распределять контакты по группам

Добавляя ярлыки, можно упорядочить клиентов, чтобы быстрее найти нужный контакт.

Открытая статистика

Владельцам предоставляется небольшая отчетность по сообщениям: сколько отправлено, сколько прочитано и др. 

Рассылка автоматических сообщений

Клиент получит такое сообщение, если компания не в сети или при первом контакте.

Образец приветственного письма коллегам от нового сотрудника

Данная заключительная глава будет посвящена теме, как представиться по электронной почте, когда вы только что вступили на свою новую должность. Здесь мы расскажем не только о том, как представиться коллегам, но и вашему боссу и командам, с которыми вы будете пересекаться по части вашей работы.

Вступительное слово

Уважаемый(мые)… (Александр Петрович; Члены совета директоров). Это самый формальный способ представиться. Хорошо использовать с начальником, руководителями или другими людьми, которым вы хотите представить себя формально и профессионально.

Здравствуй(те)/Привет … (Максим; Отдел маркетинга). Это менее формально. Вы заметите, что в приведенных здесь примерах такая форма приветствия используется в тех случаях, когда вы обращаетесь к человеку по имени. Вы также можете использовать это в тех случаях, когда вы будете обращаться к команде или группе людей, которых вы, возможно, еще не встречали лично.

Объясните, кто вы и на какую должность вас наняли

Меня зовут Валентин, я только что присоединился к компании в качестве нового торгового представителя.

Меня зовут Ирина, как вы, возможно, слышали, я буду исполнять обязанности старшего директора по маркетингу с 20 сентября.

Дайте им знать, почему вы пишете

Я хотел бы воспользоваться моментом, чтобы представиться вам по электронной почте.

Я отправляю это электронное письмо, чтобы представиться вам и предоставить мою контактную информацию, если вам необходимо связаться со мной по какой-либо причине.

Добавьте, насколько вы с нетерпением ждете встречи с ними лично и совместной работы в будущем

Я искренне жду возможности встретиться с вами лично и очень рада проектам, над которыми мы будем работать вместе в будущем.

Я с энтузиазмом присоединяюсь к вашей команде и с нетерпением жду встречи со всеми лично.

Я надеюсь встретиться с вами в ближайшее время и с нетерпением жду плодотворной совместной работы.

Пригласите их связаться с вами лично, если они пожелают

Пожалуйста, не стесняйтесь заходить ко мне в любое время, если у вас есть какие-либо вопросы или вы просто хотели бы встретиться лично.

Если я могу быть вам чем-то полезен, пожалуйста, не стесняйтесь связаться со мной.

Способы официально завершить электронное письмо

С уважением; С наилучшими пожеланиями; Всего наилучшего

Соединив все вместе, у вас должно получиться что-то в этом роде:

Уважаемый Сергей Леонидович

Меня зовут Елена Маяковская, и меня только что наняли в качестве нового помощника юриста. Я отправляю это электронное письмо, чтобы представиться вам и предоставить мою контактную информацию, если вам необходимо связаться со мной по любой причине. Мой адрес электронной почты [email protected], а моя внутренняя линия № 17. Я искренне жду возможности встретиться с вами лично и очень рада проектам, над которыми мы будем работать вместе в будущем.

Елена Маяковская

Привет отдел Маркетинга,

Меня зовут Ирина Варна, и как вы, возможно, слышали, я буду исполнять обязанности старшего директора по маркетингу с 20 сентября. Я хотела бы воспользоваться моментом, чтобы представиться вам по электронной почте. Я с энтузиазмом присоединяюсь к этой команде и с нетерпением жду встречи со всеми лично. Пожалуйста, не стесняйтесь заходить в мой офис в любое время после 20-го числа, если у вас есть какие-либо вопросы или вы просто хотели бы встретиться лично.

Ирина Варна

Завершение

Самое главное, что вам стоит запомнить о том, как научиться общаться с людьми – это пробуйте заводить знакомства с новыми людьми. Чтение полезного материала, вроде этой статьи – это всего лишь помощник. Вам нужно постоянно действовать, чтобы развить навык коммуникации.

• продолжайте начинать разговоры,
• будьте тактичны,
• вежливы,
• улыбайтесь,
• проявляйте инициативу,
• сохраняйте зрительный контакт,
• задавайте вопросы,
• главное внимательно слушайте собеседника,
• думайте о нем,
• будьте раскованными, 
• двигайтесь вперёд и не ожидайте результатов.

https://youtube.com/watch?v=KtXRL4rqJKs%3F

О чем хотят говорить пользователи?

Согласно исследованию Института общественного мнения «Анкетолог», чаще всего пользователи хотят отвлечься или уменьшить количество действий со своей стороны: послушать музыку, узнать информацию или погоду, набрать текст. Кажется, что общение с искусственным интеллектом — чистой воды развлечение, но нет.

Компании создают полезные навыки — это сторонние приложения внутри голосовых помощников, написанные на одном из языков программирования. Например, сама Алиса не умеет заказывать что-то в интернете, но компания «Водаком» создала навык, обратившись к которому, можно заказать воду домой или в офис.

Полезным и имиджевым навыком можно назвать «Больше муррчаний с Whiskas». Он рассказывает пользователям о том, как сделать жизнь домашних кошек лучше. Кстати, позаботились о домашних питомцах более 13 тысяч раз.

Так, на вопрос о том, чем пользователи интересуются чаще всего, Алиса назвала две просьбы: фильмы и котики.

Разговор с Алисой о частых запросах от пользователей

Навык «Краски Tikkurila» подбирает краску по запросу и находит ближайший магазин, где можно ее приобрести, а пиццерия Papa John’s позволяет оформить доставку без связи с оператором. Также с помощью голосовых помощников можно продавать более масштабные вещи, чем пицца: строительная компания «Инград» в Алисе получила 72 заявки на покупку и 2 закрытых сделки по продаже квартир.

По данным банка «Тинькофф», голосовой ассистент помогает решать 40% вопросов от клиентов без помощи оператора. Олега часто просят установить лимиты на траты, пополнить кредитку и посмотреть структуру своих расходов.

На просьбу показать доходы Олег предоставит полную статистику на месяц, а потом предложит выбрать интересующий период:

Разговор с ассистентом банка «Тинькофф»

ПРИКАЗЫ ПО АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

•соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности;

•эксплуатация зданий, помещений;

•транспортное обслуживание, внутренняя связь;

•обеспечение безопасности организации.

Таким образом, приказы организации, посвященные вышеперечисленным вопросам, будут считаться приказами по АХД со сроком хранения 5 лет. Кроме Перечня 2010 руководствоваться нечем: другого нормативного или методического документа по делопроизводству, который содержал бы перечень административно-хозяйственных вопросов, нет.

Если приказы по личному составу отделить от остальных довольно легко, то с приказами по административно-хозяйственным вопросам часто возникают трудности. Многие секретари решают проблему кардинально: просто не выделяют эти приказы в отдельное производство и все, что не по личному составу, относят к основной деятельности. Такой подход, по крайней мере, исключает ошибку и несвоевременное уничтожение приказа по основной деятельности, неверно отнесенного к АХД. Если приказов в организации не много и их решено хранить только 10 лет (потому что организация – не источник комплектования госархива), то указанный способ вполне имеет право на существование.

Судя по списку административно-хозяйственных вопросов, приведенному в разделе 10 Перечня 2010, ситуаций, в которых издается приказ по АХД, множество. Так, приказами по АХД могут быть:

•приказ о допуске работников/техники на объекты организации (Пример 3);

•об определении места для курения;

•о переходе на электронную пропускную систему;

•ремонте помещений;

•об организации закупки мебели, оргтехники, бытовых товаров, расходных материалов для офиса;

•организации транспортировки мебели, оргтехники, документов при переездах;

•организации клинингового обслуживания (комплексного или разового);

•о закреплении автотранспорта за водителями и должностными лицами;

•выделении транспортных средств для решения различных задач;

•выделении корпоративных телефонных номеров работникам, установлении лимита разговоров;

•проведении инструктажа по ГО и ЧС;

•об охране объектов и т.д.

Привести исчерпывающий список, как и в случае с приказами по личному составу, невозможно.

АХД или нет? Используем шпаргалку. В Примере 3 показана обычная ситуация:

«Прогоним» этот приказ по четырем обязательным критериям (см. врезку «Как определить приказ по АХД: шпаргалка»):

1) относится к административно-хозяйственному вопросу «Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности» (раздел 10.1 Перечня 2010);

2) не утверждает и не вносит изменения в ЛНА организации;

3) не содержит решений по управлению персоналом. Да, в нем перечислены работники, которые придут в нерабочее время, но выход на работу в субботу был оформлен отдельным приказом по личному составу, с указанием вознаграждения и собственноручно написанным согласием каждого. В нашем приказе просто перечислены фамилии сотрудников, которые должны пройти проходную. На каких условиях они это делают, начальника службы безопасности не касается;

4) не содержит персональных данных. Должность и Ф.И.О. начальника службы охраны присутствуют в тексте приказа с единственной целью – указать работника, которому поручено задание.

Таким образом, приказ относится к АХД (обеспечение безопасности организации) и является разовым. «Постоянно», а тем более 50 лет в архиве ему делать нечего.

КАК ТЕКСТ ПРИКАЗА МЕНЯЕТ ЕГО ВИД

Составляя приказ, секретарь должен с самого начала понимать, приказ какого вида он создает. Текст приказа может повлиять на его вид, а значит, и на срок хранения.

Из АХД в приказ по личному составу. Выше мы привели пример приказа по административно-хозяйственной деятельности (см. Пример 3) о допуске работников на территорию предприятия в нерабочее время. Теперь на этом же примере покажем, как при неправильном оформлении приказ по АХД превращается в приказ по личному составу.

Для этого достаточно поместить в текст документа всего одно управленческое решение (Антипример 1 к Примеру 3).

Антипример можно усугублять до бесконечности: написать о вознаграждении, за которое работники выходят на работу в субботу, собрать здесь же их согласия, подписи об ознакомлении и т.д.

…и обратно. Может быть и обратная ситуация: полноценный приказ по личному составу по ошибке может быть дополнен заданием о допуске (Антипример 2 к Примеру 3). Это тоже не-верно. Здесь смешиваются два вида приказов: один – с пятидесятилетним, другой – с пятилетним сроком хранения. Дополнительно у проверяющих может возникнуть вопрос, касающийся управления персональными данными работников: давал ли начальник службы безопасности обязательство о неразглашении, имеет ли он право знать, кто и за какое вознаграждение выходит на работу в нерабочий день? А за небрежность в отношении персональных данных в последнее время штрафуют очень серьезно.

Единственным верным решением в этой ситуации с выходом на работу бухгалтеров было бы издать два отдельных приказа: первый – по личному составу («Об организации работы в выходной день») и второй – по АХД («О допуске работников»).

Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации. Росархив, ВНИИДАД. М., 2014.

Статья 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 18.06.2017, далее – Федеральный закон № 125-ФЗ).

Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации. Росархив, ВНИИДАД. М., 2014.

Утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

Не менее 10 лет (если организация не является источником комплектования госархива).

Заключение

В этой заключающей статье серии статей о развертывании windows virtual pc и windows xp mode в операционной системе windows 7 я рассказал о средствах печати из виртуальной машины. Рассмотрена установка локального и сетевого принтера, печать из виртуальной машины, а также печать документа в xps файл.

Подробнее о windows 7
Подписаться на рассылку «Оптимизация и работа в windows (2000/xp/vista)»

Далеко не все пользователи оргтехники знают о том, что такое виртуальный принтер и вообще, что представляет собой виртуальная печать. Итак, виртуальным принтером является специальное программное обеспечение, устанавливаемое в ОС компьютера и служащее для эмуляции работы обычного печатающего устройства. В операционной системе данная программа отображается в списке принтеров, благодаря чему пользователь получает возможность отправлять на печать документы из любого программного приложения именно на этот виртуальный принтер. Когда пользователь оргтехники начинает использовать такое устройство, программа приступает к обработке потока графических команд, результат которой она, как правило, записывает в отдельный файл.

Перед тем как установить виртуальный принтер и решить задачу, связанную с тем, как подключить его, примите во внимание что такая программа может выручить в тех ситуациях, когда физический принтер находится в неисправном состоянии или и вовсе отсутствует. Кроме того, он очень полезен тогда, когда документ нужно распечатать не в данный момент, а только через некоторое время

С помощью виртуального принтера можно также получить точную копию документа, если распечатать его не удается. При этом убедитесь, что порт, куда подключен кабель usb действительно исправно работает. Впрочем, и сам usb может «глючить». Если устройство отказывается печатать и порт тут ни при чем, то преобразованный с помощью виртуального устройства файл нужно только скопировать на флеш-накопитель или в память смартфона/планшета через кабель usb и распечатать в любом другом месте. Установленная программа виртуального принтера дает возможность пользоваться функцией преобразования текстовых документов в различные графические форматы для представления в более универсальном виде. С помощью такого ПО можно при необходимости преобразовать любой документ в такой формат, как PDF, если специально предназначенная для решения данной задачи программа не установлена на вашем персональном компьютере.

Также следует добавить, что если виртуальное устройство от Google будет иметь надежное интернет-соединение, то находясь где-нибудь за границей, вы можете регулярно скидывать своим домочадцам свежие фотки на печать. Причем делать это можно даже с мобильного устройства.

Но подключенный к Всемирной паутине виртуальный принтер может быть полезен не только в бытовых условиях, но также на работе. Его функционал отлично подходит для владельцев малого и среднего бизнеса. Дело в том, что при его наличии, сотрудникам офиса не придется создавать и настраивать целые сетевые устройства, которые к слову являются довольно капризными. В такой ситуации потребуется только стабильное и надежное подключение к интернету. К тому же это поможет значительно повысить производительность труда в компании, ведь работники, находящиеся в деловой поездке, смогут без проблем отправлять на ваш ПК все необходимые документы.